Какие отчетные документы выдаются командировочным
После поездки в командировку, сотруднику необходимо представить отчетные документы о проживании, питании и т. п. Чаще всего такое подтверждение предоставляют в отелях и гостиницах, отображая в бланках или актах, все потраченные командированным работником средства.
Для отчета в бухгалтерии компании, в гостиницах командировочным выписываются документы о проживании. В них должны быть зафиксированы и прописаны все произведенные выплаты. Список необходимых документов составляется руководством компании перед отправкой сотрудника в командировку.
Чаще всего это фискальные чеки, бланки или акты, которые работник должен получить по месту проживания у владельцев отеля. Эти бумаги выступают доказательством законно потраченных денег и должны быть четко оформлены, то есть с датами, подписями и печатями.
В некоторых случаях хватает служебной записки, отображающей время проживания и всех понесенных растрат командированным работником. Такие отчетные документы чаще всего предоставляются индивидуальными предпринимателями, сдающими свои квартиры для приезжих рабочих.
Как должны оформляться отчетные бумаги
Оформление командировочных расходов в документах производят по определенному регламенту. В них фиксируются все выплаты, которые должны иметь подтверждение. Для бухгалтерии организации отправившей сотрудника в командировку, такие бланки имеют большое значение.
Потому что в дальнейшем при оплате налогов, налоговая инспекция будет рассчитывать, сколько составит налог на прибыль в данной компании. Документы отчета для командировочных о проживании в гостинице должны иметь следующие пункты:
- Бланк с серийным номером и названием документа;
- Название гостиницы предоставившей услуги для проживания, питания и проезда;
- Фактический адрес отеля или гостиницы;
- Идентификационный номер налогоплательщика;
- Перечень предоставленных услуг при проживании;
- Время, проведенное командированным сотрудником от заселения до выезда, со всеми проведенными оплатами, как наличным, так и безналичным расчетом;
- Число, месяц, год проведения окончательного расчета с гостиницей;
- Инициалы сотрудника с занимаемой должностью, который проводил обустройство и предоставление гостиничных услуг, соответственно с росписью и выпиской о подтверждении приема финансовых средств;
- В заключение должна быть поставлена печать гостиничного заведения.
Какие еще документы могут выдавать отели
Иногда в отчетных документах командировочных, выдаваемыми отелями заносятся дополнительно оказанные услуги. Это касается питания или проезда к месту работы, туда и обратно.
При правильном заполнении бланка он выглядит следующим образом:
- Понесенные расходы на питание или проезд, должны быть отмечены в отдельных пунктах. По закону РФ доставка еды из ресторана или бара в номер проживающему командированному сотруднику, является исключением, которое вносят в оплату дополнительных услуг.
- В отчетном документе завтрак может не отображаться отдельным пунктом, потому что он будет автоматически рассчитываться в стоимости проживания в гостинице.
Чтобы не возникало вопросов ни у бухгалтерии, ни у налоговой инспекции, командировочным лучше правильно вносить все расходы, которые должны подтверждаться определенными регламентом бумагами.
ВСЕ ПОДРОБНОСТИ ВЫ МОЖЕТЕ УТОЧНИТЬ: В РАЗДЕЛЕ И У НАШЕГО МЕНЕДЖЕРА:
8 919-119-65-19, Семён